De besluitvorming van Stad Gent verloopt sinds enkele jaren digitaal via de software Q-besluitvorming. De laatste tijd blijken er zich echter regelmatig performantieproblemen voor te doen en moet de server en/of de software geregeld opnieuw opgestart worden door de externe leverancier.

Hierdoor was Q-besluitvorming reeds meermaals een tijdlang ontoegankelijk.

• Wat is de oorzaak van de performantieproblemen?
• Om welke reden moet de server en/of software telkens opnieuw opgestart worden?
• Wordt er momenteel gewerkt aan een structurele oplossing van deze problemen?
• Wat is de impact van de ontoegankelijkheid van Q-besluitvorming voor de stadsdiensten?

Sami Souguir
Fractievoorzitter

Antwoord:

Er hebben zich de laatste tijd inderdaad regelmatig problemen voorgedaan met Q-besluitvorming.

Zowel Digipolis als de leverancier (Green Valley) zijn zich terdege bewust van deze problemen en van de impact ervan voor de gebruikers. Er wordt dan ook met hoge prioriteit gewerkt om deze problemen in de toekomst zoveel mogeljk te vermelden.

Hierbij een verduidelijking op uw vragen.

Antwoord op vraag 1

Het grootste deel van de problemen zijn te wijten aan het vastlopen van de communicatie tussen de applicatie zelf en het onderliggende opslagsysteem (CMS) waarin onder andere de documenten (publicaties) en besluit-gerelateerde informatie opgeslagen worden. Beide onderdelen maken als één geheel deel uit van het Q-besluitvormingsplatform aangeleverd en beheerd door de leverancier (Green Valley).

Antwoord op vraag 2

Indien er zich problemen voordoen met de applicatie zelf of met de onderliggende database, kan men dit meestal oplossen door korte en manuele interventie of herstart van één van de applicatie-modules. Dit heeft meestal maar heel weinig impact op de gebruikers.

Bij problemen met het onderliggende opslagsysteem daarentegen is er meestal geen andere mogelijkheid om de volledige toepassing, inclusief het onderliggende CMS te herstarten. Het feit dat dit enkele uren duurt heeft te maken met de specifieke kenmerken en werking van dat opslagsysteem (waarbij de volledige inhoud van het CMS in het geheugen moet opgeladen worden).

Antwoord op vraag 3

Er is inderdaad een structurele oplossing op komst: bij de overgang naar de volgende 'major release' van Q-besluitvorming in het eerste kwartaal van 2015 zal het onderliggende opslag-systeem vervangen worden door een andere, modernere en veel performantere oplossing. Dit zal niet alleen het vastlopen van de communicatie tussen de applicatie en het CMS moeten oplossen, het zal ook de opstart-tijd (in het geval er toch een herstart nodig zou zijn) van de volledige toepassing reduceren van enkele uren tot maximaal enkele minuten (aangezien er geen gegevens eerst in het geheugen moeten opgeladen worden). Daarnaast zal dit nieuwe opslagsysteem ook nog bijkomende andere verbeteringen met zich meebrengen zoals een veel betere en meer performante zoekfunctie.

In tussentijds worden er ook bijkomende maatregelen genomen om (1) het risico op problemen met het opslagsysteem te verlagen en (2) de performantie en stabiliteit ervan te verbeteren.

Antwoord op vraag 4

Wanneer de toepassing volledig moet herstart worden is het niet mogelijk om de toepassing gedurende 2 tot maximum 3 uur te gebruiken. Dit kan, afhankelijk van het moment van zo'n herstart, leiden tot problemen bij het aanmaken, goedkeuren of agenderen van ontwerpbesluiten. Na de herstart kan men uiteraard de werkzaamheden verder zetten. Mogelijks moet er bijvoorbeeld een tekst deels opnieuw ingegeven worden wanneer de toepassing vast komt te zitten tijdens het ingeven van die tekst. Of moet men even wachten met het goedkeuren of agenderen van ontwerpbesluiten.

Voor het voorbereiden en houden van een zitting zijn er, in het geval de toepassing tijdens een zitting zou moeten herstart worden, backup-oplossingen beschikbaar (zo zijn bijvoorbeeld de publieke agenda's en punten van de gemeenteraad en commissies beschikbaar via de gent.be site, worden de pdf-versies van de agenda's en punten van een komende zitting op regelmatige basis automatisch op een netwerkschijf gezet).

Martine De Regge
Schepen van Personeelsbeleid, Facility Management en Administratieve Vereenvoudiging